Flyttprocessen – en katalysator för förändring eller en risk?

Att flytta är en strategisk process som har stor inverkan på medarbetarna och organisationen, säger Peggie Rothe, som just nu slutför sin doktorsavhandling i ämnet.
– Flytten kan fungera som en katalysator för förändring, men den kan samtidigt utgöra en risk om man endast ser på processen som ett utbyte av lokal, säger hon.

Skriven av Henrik Ekberg 2015-11-24 | Arbetsliv

Dela på linkedIn Skicka till e-post

Artikelbild

Peggie Rothe besökte i mitten av oktober Go To Works lokaler på Rosenlundsgatan i Stockholm för att tala om sin pågående doktorshandling. Peggie Rothe arbetar på Leesman, ett globalt företag som hjälper organisationer att mäta vilken inverkan arbetsmiljöns utformning har på organisationen och medarbetarna samt hur väl den stödjer det arbete de utför.

– Jag har alltid haft ett intresse i hur arbetsplatsen fungerar och den strategiska betydelsen arbetsmiljön har, berättar hon.
Artikelbild

Peggie Rothe


Vid arbetet med avhandlingen har hon studerat flyttprocessen hos fem olika finska företag. Totalt har hon gjort 47 intervjuer, analyserat dokumentationen samt utfört en enkätundersökning. Hon konstaterar att flyttprocessens konkreta betydelse för ett företag dels märks i de direkta kostnaderna som flytten innebär. Men också i möjligheterna att förändra sin miljöpolicy och bli mer hållbara. Den mest strategiska betydelsen är dock den förändring som en ny arbetsmiljö kan medföra för medarbetarna och den inverkan den kan ha på hela organisationen. Hon har kommit fram till att det finns fyra olika modeller som företag använder sig av vid en flytt: One man show, där en eller två beslutsfattare sköter allt, utan någon kommunikation med de övriga medarbetarna.

– Det var effektivt, men medarbetarna kände sig överkörda, påpekar hon.

Engagera medarbetarna


Den andra metoden kallar hon Expert taskforce där uppgifterna sprids mellan olika personer i en slags expertgrupp. Detta var mer demokratiskt, men kan vara lite trögt. Orchestra kallar hon den tredje modellen, där en person leder en "orkester" av medarbetare som valts ut för att representera medarbetarna som en helhet. Den fjärde metoden Democracy innebär att en demokratiskt utvald grupp sköter flytten.

– Både Orchestra och Democracy kan vara bra sätt att engagera medarbetarna i processen. Risken med Orchestra är dock att medarbetarna som deltar i processen känner sig överkörda ifall de inte genuint får en chans att påverka besluten. Democracy däremot kan bli tungt för de medarbetare som fått ansvaret för processen utan tidigare erfarenheter av en liknande process.

Vilka var de främsta utmaningarna som företagen ställdes inför?

– Dels tog flyttprocessen längre tid än de flesta trodde. Man hade heller inte rätt kunskaper, något som man inte hade förutsett före flytten. Många insåg heller inte hur stor förändring det skulle vara att flytta. Vad jag märkte också var att ledningen i vissa fall endast deltog i processens första steg, sen fick de övriga sköta resten.

Några vanligt förekommande åsikter från medarbetarna på företagen var att de inte fick tillräckligt med information om processen. Det ledde till spekulationer och rykten. Alla medarbetare fick heller inte samma budskap, vilket gjorde att vissa kände sig övergivna.

Vilka skulle du säga är de viktigaste resultaten i din forskning?

– Allt börjar egentligen med att förstå företagets kontor som en strategisk resurs och inte endast något med tak och väggar som skyddar en från väder och vind. Men de viktigaste resultaten gäller nog insikterna kring hur enskilda medarbetare upplever och resonerar kring processen, för om vi inte förstår hur individerna resonerar så är det omöjligt att kunna svara på deras behov. Resultaten gav viktiga tips om vad man bör tänka på gällande hur man kommunicerar om hela flyttprocessen.

Vad förvånade dig mest?

– Mest förvånade mig resultaten kring hur olika uppfattningar kollegor inom samma organisation kunde ha om hur allt hade gått till omkring dem och om varför olika beslut hade tagits. I teorin har dessa medarbetare delat samma information och fått ta del av samma kommunikation, men ändå uppfattar vi som individer saker och ting helt olika. Tanken att medarbetarna är en homogen grupp som är objektet i en förändringsprocess är föråldrad, vi måste se på medarbetare som individer som upplever förändring.

– Dessutom tyckte jag att det var väldigt intressant att se hur företagen organiserade sina interna resurser på så väldigt olika sätt. Däremot önskar jag att jag kunde säga att jag var förvånad över att det var så få som kände att de behövde hjälp i förändringsledningen, men detta var nog något väntat. Om lokalen uppfattas endast som ett utrymme så är det även svårt att förstå att en förändring kan ha så stor betydelse för medarbetarna.

Vilka är de tre främsta tipsen du skulle vilja ge företag som funderar på att flytta till nya lokaler?

– Kom ihåg att en flyttprocess inte enbart är ett utbyte av lokal, utan det är en strategisk process. Besluten ni fattar kommer att ha en stor inverkan på organisationen långt framöver. Samtidigt har även sättet ni utför processen en stor betydelse för hur slutresultatet tas emot av medarbetarna och hur det kommer att fungera. Börja alltså i god tid och starta processen med att tänka på vad det är ni vill uppnå. Analysera vad era medarbetare gör – utan en förståelse av detta är det omöjligt att kunna utforma en arbetsmiljö som verkligen stödjer det arbete som era medarbetare gör. Och var inte rädd för att be om hjälp. Processen är komplex och tidskrävande medan få organisationer har erfarenheter och kunskap om hur man kör igenom en flyttprocess på bästa sätt. Det finns duktiga rådgivare som är experter på att utföra dylika processer, utnyttja dem.


Dela på linkedIn Skicka till e-post


Prenumerera på Lokalnytts nyhetsbrev


Lokalnytts nyhetsbrev skickas ut en gång per vecka och innehåller artiklar inom kontor, arbetsliv, fastigheter och evenemang.

Prenumerationen är helt gratis och ni kan avbryta den när som helst.

Klicka här för att påbörja er prenumeration