Tweeta

Ett modernt och yteffektivt huvudkontor med riktigt goda förutsättningar för samarbete och hållbara pendlingsresor – det var målbilden när HSB Skåne beslutade att samla sina verksamheter under ett tak. Platsen för samlokaliseringen blev Wihlborgs Posthornet på Sockerbruksområdet i centrala Lund. Cornelia Håkansson som är HR-chef på HSB Skåne berättar om det gedigna förberedelsearbetet och ger sina bästa tips för hur man gör en kontorsflytt till ett kulturförstärkande projekt.

– Vi involverade medarbetarna från början och arbetade med löpande kommunikation under hela processen. Vi satte också upp en frågelåda där medarbetarna kunde ställa frågor anonymt. Där ställdes frågor om allt från hur många mikrovågsugnar det skulle finnas, till hur det ser ut med parkeringsplatser vid Posthornet. Frågor och svar togs med i nyhetsbreven och lades även upp på intranätet, säger Cornelia Håkansson och fortsätter:

– Det är verkligen ett råd jag vill ge, att ge personalen förutsättningar att bearbeta en flytt. Styrelse och ledning har ofta vetat om vad som är på gång länge, medan personal vanligtvis informeras betydligt senare.

HR-funktionen har haft ett tätt samarbete med kommunikationsavdelningen på HSB Skåne under den här resan. En kommunikationsplan med informationspunkter att dela vecka för vecka sattes tidigt. Cornelia Håkansson konstaterar att HSB Skåne har fått lärdomar om internkommunikation att ta fasta på även framåt.

Medarbetarna tillfrågades även om att vara med i olika arbetsgrupper. Då formades bland annat en referensgrupp, som fungerade som ett bollplank i generella frågor kring kontorsflytten, och en konstgrupp som tyckte till om konsten i den nya lokalen.

Medarbetarengagemanget under flytten har inte bara påverkat inflytten – det har lagt grunden för hur HSB Skåne vill arbeta och samverka på det nya kontoret. Flytten har också använts som en möjlighet att stärka och utveckla hållbarhetsarbetet.

– En majoritet av våra befintliga möbler var från 2005, så det var mycket som kändes väldigt daterat. Men ingenting har kastats, utan antingen sålts eller gått till second hand-butiker. Vi har haft tre loppisar för personalen som kunnat köpa med sig allt från skrivbord till krukor. Sedan har vi köpt in återbrukad, modern inredning till det nya kontoret, förklarar Cornelia Håkansson.

Hon har fått coachning av Wihlborgs arbetsplatsrådgivare Anna Nambord som delat lärdomar och inspiration från andra förändringsresor, bland annat om återbruk och hållbarhet. Anna Nambord tog också emot 70 tjänstemän från HSB för ett studiebesök på Wihlborgs kontor. Här fastnade många för de historiska bilderna som berättar om Wihlborgs historia.

– Våra medarbetare ville att HSB:s historia ska få synas på ett liknande sätt på vårt nya kontor. Därför har vi samlat in många gamla bilder som nu hänger på väggarna, och alla rum har fått namn med koppling till vår historia. Loungen heter Kollot efter HSB:s sommarkollo för barn som har anordnats i snart 100 år, och ett annat rum döptes med glimten i ögat till Sopnedkastet eftersom den lösningen uppfanns av HSB-grundaren Sven Wallander, berättar Cornelia Håkansson.

Källa: Wihlborgs

Tweeta