Rätt lokal bidrar till lönsamhet och framgång - Vi lotsar dig genom flyttprocessen

Ladda ner checklistan som PDF.

1. Lokalförändring

Det finns flera skäl till att skaffa nya lokaler. För många verksamheter handlar det om förändrade arbetssätt och en växande organisation. För andra är kostnadseffektiva lokaler det primära. Ändamålsenliga lokaler skapar förutsättningar för snabb och effektiv kommunikation och samverkan. Bra arbetsmiljö, närhet till allmänna kommunikationer och parkering ökar möjligheten att attrahera nya medarbetare. Oavsett skäl är rätt hyra och effektiva lokaler viktiga faktorer för att nå lönsamhet och framgång.

2. Vision och mål

Nya lokaler skapar möjligheter men kräver också kunskap för ett lyckat resultat. För att optimera utformningen ska vision och mål vara förankrade inom organisationen. Visionen kan gärna fokusera på hur lokalen lämpligen ska upplevas av både medarbetare och besökare för att stämma överens med hyresgästens verksamhet och värderingar.

3. Lokalbehov

Verksamhetens framtida uppdrag och arbetssätt styr utformningen. En utförlig behovsanalys tar fasta på rumsfunktioner, ytskikt, tekniska funktionskrav, data och telefoni, larm och säkerhet, miljö och andra förhållanden som till exempel geografiskt läge.

4. Analys och inriktningsbeslut

Lokalbehovet matchas mot verksamhetens befintliga lokal. Går det att anpassa den nuvarande lokalen till det framtida behovet eller är det mer ekonomiskt att flytta? Svaren förutsätter erfarenhet av gällande marknadshyror, tänkbara lokalalternativ, hyresförhandlingar, inköp av kontorsutrustning och andra kostnader som uppstår i samband med lokalbyte.

5. Lokalsökning och hyresförfrågan

För att säkra en lämplig framtida lokal behövs ett brett underlag av alternativa lokaler och konkurrenskraftiga förslag. Oavsett om inriktningen är att stanna kvar eller flytta tillfrågas befintlig hyresvärd och konkurrerande hyresvärdar med utgångspunkt från behovsanalysen.

6. Utvärdering av alternativ

Samtliga förslag ställs mot identifierade och fastställda kriterier. Utvärderingen görs med hjälp av särskilda kalkylmodeller och utvärderingsverktyg. Resultatet ger svar på vilka eller vilket förslag som bäst stämmer överens med verksamhetens framtida lokalbehov.

7. Hyresförhandling

I allmänhet kvalificerar sig två till tre förslag till en slutförhandling som utmynnar i en ny och förändrad lokallösning. Hur väl man lyckas i förhandlingen beror på kunskap om hyresjuridik, marknadsförhållanden och förhandlingsarbete. Parallellt med hyresförhandlingar om ny lokal bevakas den hyresjuridiska hanteringen rörande hyresavtal för den befintliga lokalen.

8. Hyresavtal

Slutlig förhandling med utvald hyresvärd resulterar i ett hyresjuridiskt och hyresekonomiskt välbalanserat hyresavtal. Hyresavtalet reglerar parternas rättigheter och skyldigheter. Det kan gälla under flera år eller för en kortare hyrestid om hyresgästen har behov av att med kort framförhållning kunna förändra eller flytta från lokalen.

9. Inköp

Arbetsmiljö och verksamhetsbehov bör styra val av inredning och teknisk utrustning. Ansvarsfördelning för investering och underhåll mellan parterna ska framgå av hyresavtalet. Inköp ska göras i god tid för att säkerställa rätt utformning till en acceptabel kostnad.

10. Flyttplanering

En företagsflytt kräver god planering. Åtskilliga uppgifter ska samordnas och säkerställas före tillträde och besiktning av den nya lokalen. Som ny hyresgäst måste du aktivt bevaka att alla förutsättningar i hyresavtalet för lokalens utformning, standard och utrustning är på plats vid tillträdesdagen.