1. Start

Säg upp hyreskontraktet med bilagor i rätt tid och på rätt sätt!
Upprätta tidplan och budget
Ta fram och säg vid behov upp serviceavtal
Bilda en Lokalgrupp
Utse en flyttansvarig

2. Ny lokal

Upprätta en kravspecifikation:

• Antal arbetsplatser idag? Om 3 år?
• Kontorsrum eller storrum (antal)?
• Behov av konferensrum?
• Antal platser i lunchrum?
• Kopieringsrum?
• Behov av arkiv/förråd?
• Geografiskt läge? Skyltläge?

Kontakta en lokalmäklare
Begär en hyresoffert inklusive en ritning där det framgår att ni får plats
Ta hjälp med att förhandla hyresavtalet

3. Planera flytten

Informera resten av gänget om den planerade flytten!
Regelbundna möten i lokalgruppen.
Gå igenom behoven av:

• Telefoni – egen växel eller trådlöst?
• Data – nytt nätverk?
• Utrustning i server rum – kyla?
• Lås och larm, passagesystem
• Inredning
• AV-utrustning
• Skrivare/kopiatorer
• Serviceavtal

Stäm av regelbundet mot tidplanen!

4. Upphandling

Upprätta en kravspecifikation för respektive del i punkt 3
Inventera befintlig utrustning och inredning
Förfrågan till leverantörer
Utvärdera offerter och stäm av mot budget och tidplan. Beställ i god tid!
Samordna de egna leverantörerna med nya fastighetsägaren

5. Gamla lokalen

Boka en syn med den nuvarande fastighetsägaren (FÄ)
Begär ett besiktningsprotokoll från synen
Planera in eventuella åtgärder som FÄ kräver i besiktningsprotokollet
Boka upp flyttstädning samt eventuell hjälp att tömma lokalerna på sånt som inte ska med i flytten

6. Dags att flytta

Vem ska sitta var? Upprätta en förteckning med de nya rumsnummren
Var ska utrustningen stå? Upprätta en förteckning med de nya rumsnr
Märk upp möbler, flyttkartonger och utrustning med rätt rumsnummren
Informera personalen angående märkning, tider mm
Boka upp ett glatt internt gäng som kan vara med under flytthelgen och ställa i ordning och plocka upp sånt som behövs måndag morgon
Se till att kaffemaskinen fungerar!